OFFICE MANAGER - H/F - CDD 5 mois

QUEL SERA VOTRE RÔLE ? 

En tant qu’Office Manager, vous assurez le bon fonctionnement opérationnel, administratif et logistique du site. Vous êtes le point de référence pour les collaborateurs, les prestataires et les intervenants externes. Votre rôle consiste à piloter les services généraux, garantir la qualité des prestations, veiller à la sécurité des locaux, coordonner la maintenance, gérer les budgets et contribuer activement à l’amélioration du bien‑être au travail. 

Vous êtes le garant d’un environnement de travail fonctionnel, sûr et agréable, tout en assurant une communication fluide et un suivi administratif rigoureux. 

MISSIONS PRINCIPALES 

Pilotage des prestataires  

• Encadrement des prestataires du site (accueil, ménage, sécurité, etc.). 
• Affectation et suivi des missions, gestion des problématiques et contrôle de la qualité des prestations. 
• Réunions régulières avec les responsables de prestataires pour assurer la bonne exécution des services et résoudre les éventuels incidents. 
• Pilotage des prestations ponctuelles : identification des besoins, benchmark, étude et sélection des offres, suivi et réception des interventions. 
• Gestion des prestataires contractuels (ex. SGH) : demandes d’intervention, échanges opérationnels, contrôle continu de la qualité de service. 

Gestion administrative et contrats 

• Suivi et contrôle de l’ensemble des contrats de prestations (mise en place, renouvellement, résiliation si nécessaire). 
• Étude des évolutions contractuelles selon les besoins et spécificités du site. 
• Tri et distribution du courrier quotidien. 

Facturation et suivi budgétaire 

• Vérification et traitement des factures (réception, conformité, délais, litiges). 
• Contrôle des tarifs et validation des éventuelles augmentations. 
• Saisie et suivi des factures dans les outils internes. 
• Élaboration du budget annuel : état des lieux, intégration des besoins, analyse des pistes d’économies, collecte des devis, négociation avec prestataires. 
• Suivi du budget en cours d’année : engagements, arbitrages, réconciliations comptables, transmission des informations à la comptabilité. 

Maintenance & technique 

• Suivi des dépannages et maintenances sur site (climatisation, chauffage, ventilation, électricité, plomberie, peinture, mobilier, etc.). 
• Contrôle des équipements de sécurité (organes d’alerte, conformité électrique, ascenseurs, SSI, barrières, pompes à chaleur…). 
• Coordination des interventions avec les sous-traitants et bureaux de contrôle. 
• Réalisation des premières interventions de dépannage (machines à café, imprimantes, fontaines à eau, etc.). 
• Participation aux projets de modernisation et d’aménagement des espaces de travail. 

Sécurité & conformité 

• Mise à jour des DUER pour les différents sites et suivi des plans d’action. 
• Organisation des formations obligatoires : SST, incendie, manipulation d’extincteurs, guides et serre‑files. 
• Inscription et mobilisation des collaborateurs pour les formations. 
• Mise à jour des registres de sécurité. 
• Organisation et suivi des exercices d’évacuation (planification, coordination prestataires, débriefing, mise à jour des procédures). 

Logistique 

• Création des badges d’accès et gestion des arrivées. 
• Gestion quotidienne des salles de réunion et autres espaces communs. 
• Suivi des stocks de fournitures (hygiène, papeterie, fournitures techniques). 
• Support logistique pour les grands événements du site (matinales, événements internes, fêtes, Noël, etc.). 
• Assistance à la diffusion dans les espaces (ex. salle multi ou cafétéria). 

Relation bailleur et partenaires 

• Interface avec le bailleur, les services généraux externes, le PC sécurité, le building manager et les entreprises intervenantes. 

Qualité de Vie au Travail et Conditions de travail (QVTC) 

• Recueil des besoins et suggestions des collaborateurs. 
• Mise en place d’actions bien‑être : corbeille de fruits, babyfoot, espace détente, etc. 
• Adaptation et aménagement des postes de travail selon besoins ergonomiques ou métiers. 
• Organisation des aménagements d’espaces (déménagements internes, remplacement de mobilier, création d’espaces spécifiques). 
• Animation du site : décoration, événements internes (Noël, Halloween, etc.). 

Communication interne 

• Transmission des informations importantes à l’ensemble des collaborateurs (coupures électriques, changements de prestataires, nettoyage des vitres, travaux, nouveaux espaces…). 

PROFIL  

• Bac +2 à Bac +3 (gestion, administration, assistanat, RH, ou équivalent) 
• 2 à 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire 
• Une bonne compréhension de la langue anglaise est un plus 

COMPETENCE REQUISE 

• Excellente organisation et gestion des priorités 
• Aisance relationnelle et sens du service 
• Gestion des prestataires et capacité de négociation 
• Rigueur administrative et maîtrise des outils bureautiques 
• Sens technique de base et compréhension des enjeux de sécurité 

LOCALISATION 

• Paris, déplacement ponctuel sur le site de Evry Courcouronnes à prévoir